MS Office und Individualtools für das Management alternativer Assets

Im Vorfeld hatte ich Dir bereits über meine Erfahrungen mit Softwaretools der unterschiedlichsten Couleur bei der Verwaltung von alternativen Assets berichtet. Übrig bleiben jetzt noch MS Office und selbst oder im Drittauftrag programmierte Tools.

Bei den individuellen Lösungen kann ich aus dem eigenen Nähkästchen plaudern. Starten möchte ich jedoch mit MS Office. Ich möchte dieses Tool auf gar keinen Fall verdammen. Ich finde nur es sollte nicht isoliert zum Management eines Fonds herangezogen werden. Insbesondere betrifft dies MS Excel.

Warum sollte MS Office isoliert nicht zur Verwaltung eines Fonds herangezogen werden?

Situation: Ein junger aufstrebender Investmentmanager mit guten Kenntnissen in MS Office insbesondere Excel und VBA programmiert in seiner Freizeit oder während der Arbeit für die XY Managementgesellschaft ein System zur Verwaltung der Assets des Fonds.

Vorteile:

  • Der Mitarbeiter erzeugt direkt keine zusätzlichen Kosten.
  • Die Sheets sind auf die tägliche Arbeitspraxis abgestimmt.
  • Kleinere Änderungen kann der Mitarbeiter direkt einfügen, so dass der laufende Betrieb reibungslos funktioniert.
  • etc.

Nachteile:

  • Nur ein Mitarbeiter kennt das System. Geht er in den Urlaub, ist krank oder sucht neue Herausforderungen in einem anderen Unternehmen, dann ‚brennt der Baum‘.
  • Ein System wie MS Excel kann vom Anwender ad hoc angepasst werden. Sperrungen sind zwar möglich, machen das System dann aber sehr schnell ‚unsexy‘. Kurzfristig erzeugte Änderungen werden in der Eile nicht protokolliert, so dass das Template Fehler beinhaltet, die im Zweifelsfall über einen längeren Zeitraum weiter getragen werden.
  • Die Dateneingaben werden nicht strukturiert abgelegt. Unter Umständen wird mit redundanten Daten gearbeitet.
  • etc.

Wie Du siehst, schnell, günstig und flexibel stehen hier gegen sicher, transparent und nachhaltig. Für mich schlichtweg Amateur gegen Profi.

Mein Empfehlungen:

  • Daten dieser Qualität, gerade bei Fonds mit Laufzeiten von mehreren Jahren, sollten immer in einer Datenbank abgelegt und regelmäßig gesichert werden.
  • Dokumente mit Formeln sollten immer in nicht veränderbaren Templates mit exakter Dokumentation der Verarbeitungsschritte gepflegt werden. Eine Versionierung  der Dokumente ist zwingend.
  • Mindestens 3 Mitarbeiter sollten in der Lage sein, unabhängig voneinander die Dokumente zu pflegen, so dass Abwesenheiten und Austritte jederzeit abgefangen werden können.
  • Die Bedienung des gesamten Systems, sollte auch für neue Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Der Schulungsaufwand sollte sich hierbei im Rahmen halten.
  • Das System sollte Plausibilitätschecks und ein Auditing enthalten, so dass es auch Bestand vor internen und externen Revisionen hat.
  • etc.

Dies sind nur einige Punkte, die ich zu der Thematik MS Office, insbesondere Excel, in einem professionellen Fondsmanagement anführen möchte. Dabei kannst Du sicher sein, ich hab das alles schon erlebt.

Wechseln wir jetzt zur Individualsoftware.

Individualsoftware

Ich würde hier zwischen In-House Entwicklungen durch die eigene IT oder durch Outsourcing an Drittanbieter unterscheiden. Unabhängig davon sehe ich den größten Vorteil darin, dass Du Dir ein System bauen lassen kannst, welches zum Zeitpunkt X genau auf Deine Anforderungen abgestellt ist. Das System kann beliebig genutzt werden, ohne dass weitere Lizenzen (Datenbank ausgenommen) zusätzlich erworben werden müssen.

Nachteil ist, Du musst das gesamte fachliche Know-how übertragen. Dies ist äußerst zeitintensiv. Du solltest ein Großteil von Geschäftsvorfällen und anderen Eventualitäten die in den nächsten Jahren auf Dich zukommen bereits im Auge haben. Die Anforderungen die Du an die Entwickler stellst sind wahrscheinlich nur zum Teil getestet und praxiserprobt.

Dies sind nur einige Punkte, die ich hier zu bedenken geben möchte.

Nachdem ich Dir einen ersten Einblick über Softwarelösungen, wie Sie im Markt im Einsatz sind, gegeben habe, so dass Du Dir ein erstes Bild verschaffen konntest, möchte ich mich in den nächsten Beiträgen mit der detaillierteren Vorbereitung  bei der Einführung einer Softwarelösung für die Verwaltung von alternativen Assets beschäftigen.

Es ist eines meiner Beratungsschwerpunkte. Wobei ich in dem Artikel nicht speziell auf Verfahren und Methodiken eingehen möchte, sondern wie gewohnt Dich für meines Erachtens wichtige Punkte zum Thema sensibilisieren möchte.

Die Beitragsreihe startet mit: Softwareeinführung – 1 – Prozessstart – Ressourcen

Die Umsetzung kannst Du dann selbst oder mit Partnern und Beratern Deines Vertrauens in die Hand nehmen. Meine Beratung ersteckt sich sowohl auf den ganzen Einführungsprozess, als auch auf das selektive Coaching der mit der Umsetzung beauftragten Ressourcen. Hier gilt, je früher, umso besser. Leider hören zuwenige auf mich, wodurch meine Projekte dann komplexer werden.

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