Softwareeinführung – 2 – Prozessstart – Anforderungen

  • Gestaltung des Projektes (passiv, aktiv)
  • Research nach Software am Markt
  • Soll-/Ist-Analyse (Prozesse, Input, Verarbeitung, Output, Canvas zur Analyse)
  • Request of Proposal (Spezifikation, Lastenheft, Business Requirement Analyse, Muster)

>>>Beitrag vom 21. März wurde am 28. August 2013 überarbeitet und ergänzt!<<<

Das weitere Vorgehen ist unabhängig davon, ob ein externer Berater hinzugezogen wird oder nicht.

Wie gehe ich vor?

Ich denke Du hast zwei Möglichkeiten. Du kannst den Prozess weitgehend passiv gestalten, in dem Du die verschiedenen Anbieter, die Du nach einem mehr oder weniger detaillierten Verfahren vorselektiert hast,  anschreibst und um Angebot und Informationen bittest.

Die zweite Option ist die weitaus aufwendigere, m.E. aber langfristig erfolgreichere. Du gehst mit klaren Vorstellungen auf die Anbieter zu.

Research nach Anbietern

Bevor Du mit den Anbietern in Kontakt trittst, solltest Du Dir daher die Angebote auf den Websites genau anschauen. Mein Beitrag ‚Softwarelösungen im Bereich der alternativen Assets‚ und die nachfolgenden Beiträge sollten Dich hierbei unterstützen.

Analyse Ist und Soll (Prozesse, Input, Verarbeitung, Output)

Basierend auf den hieraus gewonnen Erkenntnissen, was am Markt vorhanden ist, solltest Du gemeinsam mit Deinen Kollegen definieren, was gewünscht wird und wie diese Wünsche zu priorisieren sind. Gleichzeitig solltest Du die jetzigen Prozesse grob analysieren und die Änderungswünsche hierzu dokumentieren.

Wichtig ist es auch die Leitungsebene  zu kontakieren, um ggf. mehr über anstehende strategische Veränderungen der nächsten Jahre zu erfahren.

Dritter Baustein ist die Analyse des bisherigen Outputs aus den bestehenden Systemen und die Erfassung von Änderungswünschen.

Auf die einzelnen Punkte möchte ich im Folgenden noch näher eingehen.

Der Beitrag hat mehrere Seiten!

Softwareeinführung – 1 – Prozessstart – Ressourcen

  • Sponsor für das Projekt gewinnen
  • Externen Berater, als Projektleiter oder Sparringspartner, frühzeitig einschalten
  • Internen Projektleiter festlegen

>>> Artikel vom 21. März 2013, ergänzt am 28. August 2013 <<<

In den folgenden Beiträgen möchte ich Dir einige Anregungen geben, wie Du den Prozess für die Einführung einer neuen Softwarelösung gestalten kannst.

Sponsor

Ich denke einer der wichtigsten Punkte wird die Gewinnung eines Sponsors sein, der innerhalb Deiner Organisation das Projekt unterstützt, vorantreibt und aktiv verteidigt. Im besten Fall sollte das – natürlich abhängig von der Organisation – jemand aus der obersten Führungsebene sein. Eine Softwareeinführung ohne genügend Power ‚geht meist in die Hose‘.

„Softwareeinführung – 1 – Prozessstart – Ressourcen“ weiterlesen

MS Office und Individualtools für das Management alternativer Assets

Im Vorfeld hatte ich Dir bereits über meine Erfahrungen mit Softwaretools der unterschiedlichsten Couleur bei der Verwaltung von alternativen Assets berichtet. Übrig bleiben jetzt noch MS Office und selbst oder im Drittauftrag programmierte Tools.

Bei den individuellen Lösungen kann ich aus dem eigenen Nähkästchen plaudern. Starten möchte ich jedoch mit MS Office. Ich möchte dieses Tool auf gar keinen Fall verdammen. Ich finde nur es sollte nicht isoliert zum Management eines Fonds herangezogen werden. Insbesondere betrifft dies MS Excel.

Warum sollte MS Office isoliert nicht zur Verwaltung eines Fonds herangezogen werden?

„MS Office und Individualtools für das Management alternativer Assets“ weiterlesen

CRM-Software

Da der Begriff Customer Relationship Management (CRM) von den Marktteilnehmern vollkommen indifferent benutzt wird, tue ich mich schwer hier eine Gruppierung vorzunehmen. Dennoch möchte einige Lösungen anführen, die in diesem Bereich zum Einsatz kommen.

Tabelle: Anbieter von CRM-Software

#AnbieterHerkunftProdukt
1MicrosoftUSAOutlook
2salesforce.comUSADiverse Module
3CAS Software AGDeutschlandgenesisWorld
4SAP AGDeutschlandSAP CRM
5MicrosoftUSASharePoint
6IBMUSALotus Notes
7cobra GmbHDeutschlandu.a. Cobra CRM Plus
8MicrosoftUSAMS Access
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt.
Wobei ich hier internationale Maßstäbe angelegt habe. Regional kann dies wieder ganz anders aussehen.

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Bei Fondsgesellschaften mit sehr vielen Kleinanlegern kommen sogar sehr spezielle Adressverwaltungssysteme zum Einsatz, die in der Lage sind hochperformant mehrere 100.000 Adressen zu verwalten und es so dem Anwender erlauben, relativ zügig Serienbriefe und -emails zu verfassen.

Aus Gründen des Datenschutzes werden die Adressen der Investoren gerne getrennt von der Beteiligungsverwaltung gehalten, um die Zahl der Mitarbeiter, welche Zugriff auf die Adressdaten haben, deutlich einzugrenzen. Die Verlinkung der Daten erfolgt dann über eine spezielle ID.

Buchhaltungssoftware

Bei der Buchhaltungssoftware hängt es sehr stark davon ab, ob die Managementgesellschaft die Verbuchungen in-house über ein eigenes System vornimmt, oder aber über eine Steuerberater-Kanzlei buchen lässt.

Wiederum für den deutschen Markt würde ich nach subjektivem Empfinden folgende Rangliste aufstellen:

Tabelle: Anbieter von Buchhaltungssoftware

#AnbieterHerkunftProdukt
1DatevDeutschlandDiverse Module
2SAPDeutschlandDiverse Module
3SimCorpDänemarkDiverse Module
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt. Wobei ich hier nationale Maßstäbe angelegt habe. International kann dies wieder ganz anders aussehen.

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Da viele Asset-Management-Suiten auf einem Buchhaltungssystem aufsetzen, könnte man diese hier auch aufführen. Die Suiten scheinen der Spezialsoftware nicht sehr stark hinterher zu hinken. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass die Suiten besser in der Lage sind die Strukturen der Investments abzubilden. Die eingebaute Business Logik bringt einen Vorteil. Bei der Migration von SAP auf eFront oder der Definition von Schnittstellen für die regelmäßige Datenübertragung ist mir aufgefallen, dass es in SAP sehr schwierig ist, die Investments bis ins Detail aufzugliedern. SimCorp hat wohl ähnliche Schwierigkeiten.

Controlling- und Planungstools in Deutschland

Die zweite Gruppe von Softwarelösungen, die bei der Verwaltung der alternativen Assets zum Einsatz kommen sind Planungs- und Controllingtools.

Bei internationalen Kunden sind mir hier keine besonderen Tools aufgefallen. Daher möchte ich mich bei meinen Ausführungen auf den deutschen Markt beschränken.

Tabelle: Anbieter von Controlling- und Planungstools

#AnbieterHerkunftProdukt
1CP Corporate Planning AGDeutschlandu.a. Corporate Planning Suite
2Prevero AGDeutschlandu.a. professional planner 8
3SWOT Controlling GmbHDeutschlandu.a. SWOT Co
4LucaNet AGDeutschlandu.a. LucaNet.Planner
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt. Wobei ich hier nationale Maßstäbe angelegt habe. International kann dies wieder ganz anders aussehen.

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Du kannst Dich im Übrigen zu diesem Thema auch sehr gut auf http://www.controllingportal.de informieren. Auf den Unterseiten gibt es einen Marktplatz für Software rund um das Thema Controlling. Ich bin mir sicher, dass Du hier die ersten Antworten auf Deine Fragen bekommst.

Die Reihenfolge in meiner Liste beruht wiederum auf subjektivem Empfinden im Markt für das Management von alternativen Assets. Allerdings die wirklich Nummer 1, Microsoft Excel, ist in der Liste nicht enthalten, da ich diese in der Gruppierung der Softwarelösungen gesondert herausgestellt habe.

Der Einsatz der Lösung erfolgt ggf. in Kombination mit anderen Tools anstelle einer Asset-Management-Software-Suite oder in manchen Fällen auch zusätzlich.

Bei den Planungs- und Controllingtools, die als Ersatz für eine Asset-Management-Software-Suite zu Einsatz kommen handelt es sich um komplexere Lösungen, die um wichtige Module erweitert wurden. In den anderen Fällen hat man sich zusätzlich für ein Controlling- und Planungstool entschieden, da die angebotene Lösung der Asset-Management-Software-Suite zu mager war. Welches Tool dann wirklich zum Einsatz kommt hängt vielfach von den Gewohnheiten des Controllers und nicht unbedingt immer von der Qualität der Software ab.

Software Suiten für das Fonds- und Beteiligungsmanagement und ihre Anbieter

Im Beitrag ‚Softwarelösungen im Bereich der alternativen Assets‘ habe ich zunächst eine Gruppierung nach Einsatzgebieten vorgenommen. In diesem Beitrag möchte ich mich nun auf die Anbieter der Software Suiten konzentrieren.

Die regionalen Märkte sind, ausgenommen die USA, meist sehr überschaubar. Daher wird man nur sehr wenig regionale Anbieter finden. Dies führt dazu, dass Du ausgenommen für den Immobilienbereich kaum deutschsprachige Software auf dem Markt finden wirst. Um sich in dem Marktsegment alternative Assets dauerhaft etablieren zu können ist für die Anbieter eine internationale Ausrichtung fast zwingend erforderlich. Die andere Option ist es, zusätzlich andere Branchen in den Fokus zu nehmen. Dies wird dann zwangsläufig Probleme beim fachlichen Know-how  des Anbieters mit sich bringen.

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Was gehört eigentlich zu den alternativen Assets?

Landläufig fasst man hier die Finanzierungen im Bereich Venture Capital, Private Equity, Hedge Fund, Real Estate und Infrastruktur darunter.

Die Schwierigkeit ist, dass zum Teil selbst in den großen Suiten nicht alle diese Asset Typen abgedeckt werden. Daher findet man bei den Angeboten eine Spezialisierung auf:

  1. Private Equity und Venture Capital
  2. Hedge Fund
  3. Real Estate und Infrastuktur

Das liegt daran, dass die Datenmodelle der einzelnen Asset Typen anders aufgebaut werden müssen. Bei Real-Estate-Investments sind  insbesondere auch die einzelnen Units/ Einheiten  und die Mietverträge mit den dahinter stehenden Mietern eine wichtige Größe.

Wie kann ich mir eigentlich einen Überblick über die Anbieter verschaffen?

Natürlich über die Suchmaschinen. Als Suchbegriff würde ich z.B. empfehlen:

  1. alternative assets accounting software
  2. private equity accounting software
  3. portfolio management software real estate
  4. hedge fund accounting software
  5. beteiligungsmanagement software

Mit den Suchbegriffen bekommst Du den ersten Überblick. Es gibt aber auch schon seit Jahren für den Bereich Venture Capital und Private Equity eine englischsprachige Website von 4vco Limited, welche eine Liste mit Software Anbietern pflegt. Die Seite heißt PESS Directory (Private Equity Software & Services). Hier erhälst Du in strukturierter Form einen guten Überblick über die Anbieter.

Eine weitere alternative ist die Seite von http://www.capterra.com/investment-management-software, welche mir persönlich zu unübersichtlich ist.

Im nächsten Schritt möchte ich nun einige mir bekannte Player am Markt vorstellen.

Tabelle: Software Suiten für das Fonds- und Beteiligungsmanagement

#AnbieterHerkunftProdukt
1eFrontFrankreichu.a. FrontInvest
2SunGard Data Systems Inc.USAu.a. Investran
3SimCorpDänemarku.a. dimension
4Vitech System Group, Inc.USAu.a. V3 System
5Analytx. Inc.USAu.a. Private Equity Offcie (PEO)
6SS&CUSAu.a. TNR Solution
7Netage Solutions, Inc.USAu.a. Dynamo
8The Burgiss GroupUSAu.a. Private i
9zetVisions AGDeutschlandu.a. zetVisions CIM
10EXEC Software Team GmbHDeutschlandu.a. fides 4
11e.Venture Systems LtdUKu.a. eVenture
12MAX Software
Engineering GmbH
Deutschlandu.a. MAX Beteiligungsmanager Private Equity
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt. Wobei ich hier internationale Maßstäbe angelegt habe. Regional kann dies wieder ganz anders aussehen. Ich bin mir sicher jeder Hersteller wird auf seine Art seine Marktführerschaft definieren. Als ehemaliger Mitarbeiter von eFront, habe ich diesen Anbieter natürlich auf Platz 1 gesetzt ;-)).

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Einige der vorgenannten Anbieter bieten Lösungen sowohl im Private Equity, Hedge Fonds als auch im Real Estate und Infrastrukturbereich an. Eine detaillierte Auflistung werde ich in einer separaten Excel Datei (noch nicht fertig) erstellen. Diese kannst Du gerne bei mir anfordern.

Über den Markt von Spezialanbietern mit Software für Hedge Fonds habe ich keinen Überblick. Ich liste daher im Folgenden noch die Anbieter für Real-Estate-Software.

Tabelle: Anbieter von Real-Estate-Software

#AnbieterHerkunftProdukt
1 Yardi Systems, IncUSAu.a. Yardi Voyager
2 Cougar SoftwareKanadaCougar™
3Altus GroupKanadau.a. ARGUS ® Asset Management (vormals DYNA ®)
4DIAMOS AGDeutschlandDIAMOS
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt. Wobei ich hier internationale Maßstäbe angelegt habe. Regional kann dies wieder ganz anders aussehen.

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Im Bereich der Infrastruktur Investments sind mir folgende Lösungen bekannt:

Tabelle: Anbieter von Software für Infrastruktur Investments

#AnbieterHerkunftProdukt
1IUVALUTION Software GmbHDeutschlandu.a. DC Fonds
2talonec business solutions GmbHDeutschlandu.a. ProFund
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt. Wobei ich hier internationale Maßstäbe angelegt habe. Regional kann dies wieder ganz anders aussehen.

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Weiter geht es im nächsten Beitrag mit dem Thema: Controlling- und Planungstools in Deutschland.

Softwarelösungen im Bereich der alternativen Assets

Ich möchte bei der Analyse der Software für den Bereich alternative Assets bei den Anbietern starten. Wenn Ihr eine solche Software sucht ist es sicherlich sehr wichtig genau abzugrenzen, was Ihr tatsächlich mit der Lösung anfangen wollt. Ich werde hierzu noch einen eigenständigen Artikel verfassen.

Aus unzähligen Anfragen von Anbietern der Alternative-Assets-Industrie sind mir folgende von den Kunden ins Spiel gebrachte alternative Lösungen bekannt:

  1. Software-Suiten;
  2. Controlling-/Planungssoftware;
  3. Buchhaltungssoftware
  4. CRM-Software und
  5. Microsoft Office & Individualtools.
Softwarelösungen im Bereich Alternative assets
Softwarelösungen im Bereich Alternative Assets

Von der Ausrichtung her können alle Lösungen parallel zueinander eingesetzt werden, wobei dann ggf. entschieden werden muss, welche Komponente aus welchem Produkt genutzt werden soll. Die Schnittstellenproblematik wird in diesem Fall zur größten Herausforderung.

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Die Software-Suiten sind vergleichbar mit einem All-in-One-Drucker. Hier sind auch oftmals einzelne Komponenten enthalten, welche gegenüber Einzelgeräten von der Qualität und dem Funktionsumfang deutlich abfallen. Im Kern bieten diese Suiten verschiedenste Module an, die fast immer die Bereiche CRM-/ Adressmanagement, Dokumentenmanagement, Dealflow-Management, Fundraising, Investor Management, Fondsmanagement, Portfoliomanagement und Reporting abdecken. Einzelne Module können abgewählt und andere hinzugenommen werden. Hier ist z.B. an spezielle Module für die Buchhaltung, Kommunikation für das Investor-Relationship-Management, Services für den Monitoringprozess und in jüngster Zeit immer mehr für das Risikomanagement zu denken.

Eine Controlling-/Planungssoftware deckt wiederum einen Teilbereich ab, welcher mehr oder weniger gut in den Suiten enthalten ist. Diese Einzellösungen sind stark auf den Kernbereich fokussiert. Spitzenprodukte bieten daher alle erdenklichen Features und versuchen darüberhinaus mit speziellen Erweiterungen etwas vom Kuchen der Anbieter von Software-Suiten abzuzwacken.

Bei den Buchhaltungssoftware verhält sich dies etwas anders. Zunächst mal ist zu sagen, dass es Buchhaltungssoftware wie ‚Sand am Meer‘ gibt.  Inwiefern solche Lösungen in der Fondsverwaltung zum Einsatz kommen hängt zum Einen davon ab, ob das Fondsmanagement die Buchhaltung losgelöst von der Fondsverwaltung betreibt und zum anderen auf welchem Kern z.B. eine eingesetzte Software-Suite aufsetzt.

Es gibt hier zwei Ansätze. Der erste Ansatz, ich nenne ihn mal klassischen Ansatz, basiert auf einem Buchhaltungssystem, welches nach und nach zur Software-Suite im Bereich der alternativen Assets ausgebaut wurde. Der moderne Ansatz, ist die Verwendung eines Transaktions – Cash – getriebenen Systems, welches wesentlich flexibler ist und über eine intelligente Schnittstelle mit der Buchhaltung verknüpft werden kann. Für viele Fonds stellt das einen großen Mehrwert dar, andere wiederum fürchten eine stärkere Aufweichung zwischen Front- und Backoffice.

Die vorletzte von mir identifizierte Gruppe sind die CRM-Lösungen. Wobei der Begriff CRM vielfach fehlinterpretiert wird. Die meisten Anwender, die von einer CRM-Lösung sprechen, meinen eigentlich ein modernes Adressverwaltungs- und Kommunikationssystem. Hier haben wir eine ähnliche Situation wie bei den Controlling-Lösungen. Die Anbieter haben sich nach und nach auf bestimmte Branchen fokussiert oder sind in der Lage durch Konfiguration und Erweiterungsprogrammierung ihre Lösung in der Nähe der Suiten zu positionieren.

Bei der letzten Gruppe handelt es sich um den Klassiker der Bürokommunikation, Microsoft Office bzw. Individual Software. Ich möchte hier nicht falsch verstanden werden, aber der alleinige Einsatz einer Bürokommunikationssoftware im Rahmen eines professionellen Fonds-und Beteiligungsmanagements ist für mich ein rotes Tuch. Ich spreche hier insbesondere von MS Excel. Im Einsatz mit anderen professionellen Produkten oder für spezielle Auswertungszwecke halte ich das Produkt für absolut geeignet, allerdings wenn man hiermit mit einem high sophisticated Excel File, programmiert von einem Studenten, Mitarbeiter oder Ex-Mitarbeiter eine Fondsverwaltung von einem oder mehreren Fonds mit einem Volumen von mehreren 100 Mio. EUR durchführt, halte ich dies persönlich für fahrlässig. Wie oft habe ich es schon erlebt, dass bei der Datenmigration auf einmal auffällt, dass man über Monate oder Jahre hinweg fehlerhafte Informationen veröffentlicht hatte, weil niemand gemerkt hatte, dass ein Mitarbeiter aus Unachtsamkeit oder Unwissen wichtige Bestandteile des Formelwerks gelöscht oder geändert hatte. Manchmal arbeitete der Verfasser des Werks gar nicht mehr im Unternehmen und die aktuellen Mitarbeiter konnten Excel zwar bedienen, wussten allerdings nicht, was sich wirklich dahinter verbirgt.

Soweit erst mal mit der Gruppierung der Softwareangebote für das Fondsmanagement.

Man könnte natürlich auch andere Gruppierung, bzw. eine Kombination aus diesen, vornehmen. Ich denke dies wäre dann Teil der Evaluierung, die generell einem Kauf der Software voraus gehen sollte. Bei der Bildung neuer Gruppen oder Untergruppen könnte man beispielsweise die Sprache, die Größe oder das Alter des Softwareanbieters, die Anzahl von Installationen und dergleichen heranziehen.

Im nächsten Beitrag möchte ich gerne näher auf die Software Suiten und ihre Anbieter eingehen. Eines vorweg, im internationalen Vergleich sieht es für Deutschland hier nicht so gut aus.

Zu diesem Beitrag gibt es derzeit die hier aufgelisteten Folgebeiträge:

  1. Software Suiten für das Fonds- und Beteiligungsmanagement und ihre Anbieter 

  2. Conrolling- und Planungstools in Deutschland
  3. Buchhaltungssoftware
  4. CRM-Tools
  5. Microsoft-Office & Individualtools

 

Software für das Asset Management

Unter dieser Rubrik möchte ich gerne über meine Erfahrung bei der Softwareeinführung bei Finanzdienstleistern im internationalen Umfeld berichten. Vielleicht beschäftigt sich der ein oder andere von Euch in seinem beruflichen Umfeld gerade mit diesem Thema. Eventuell habt Ihr auch schon mehr oder weniger leidvolle Erfahrungen sammeln können.

Berichtet mir ruhig. Vielleicht können unsere Erfahrungen helfen, sich noch besser auf das Thema vorzubereiten.