Business Analyse – Vorhandenes richtig einsetzen

Business Analyse – Vorhandenes richtig einsetzen

Unlängst ist die Frage nach dem Einsatz eines workflowgestüzten Systems zur Abwicklung der täglichen Arbeiten in einem kleineren Unternehmen an mich heran getragen worden. Aus früheren Recherchen weiß ich, dass ungefähr 150 Lösungen mit teilweise recht unterschiedlicher Ausrichtung am Markt gibt. Viele Lösungen zielen zum Beispiel mehr auf die Planung, als auf die konkrete Unterstützung der Prozesse ab.

 Doch nicht jeder hat die Zeit, die Muse und das Budget in seinem Unternehmen teure Speziallösungen einzuführen. Wenn es nicht unbedingt eine nach neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen untermauerte, dreifach zertifizierte Lösung sein muss, dann geht es auch einfacher.

An dieser Stelle gestatte mir noch etwas weiter auszuholen.

Das zum Beispiel im Falle von MS Excel ein Anwender die Möglichkeiten nur zu 10% ausnutzt ist wahrscheinlich keine neue Erkenntnis. Aber dies trifft nicht nur auf Excel zu und liegt auch nicht nur am Anwender selbst.

Durch die stärkere Vernetzung und dadurch die Erschließung neuer Möglichkeiten  beobachte ich, dass Unternehmen immer mehr die Angebote von Softwareanbietern nutzen, um ihren Mitarbeitern zu vergünstigen Konditionen den Zugang zu im Unternehmen genutzten Softwarelösungen auch für den Heimgebrauch zugänglich machen.

Der Softwareanbieter verkauft mehr Lizenzen, der Anwender erhält ein günstiges Angebot und das Unternehmen erhofft sich durch die private Nutzung deutliche Einsparungen bei der Schulung der Mitarbeiter. Ergo, eine tripple-win-situation.

Aber schon die viel beschworene win-win-situation zeigt immer wieder Fallstricke. Die Politik hat mittlerweile erkannt, dass die Ausbildung der Bevölkerung in „neue “ Technologien wohl wichtiger ist, als über den Geldwertenvorteil noch ein bisschen mehr vom Kuchen abzugreifen. Vorerst droht hier wohl keine Gefahr.

Allerdings sehen das viele Unternehmen meines Erachtens zu blauäugig. Wo schlecht aufhört, da fängt gut nicht an. Sondern um dort hin zu kommen, sind einige Anstrengungen nötig.

Die Ausbildung über die Nutzung und die Möglichkeiten einer Softwareanwendung ist die eine Seite. Auf der anderen Seite steht aber auch ein gemeinsamer Kodex über die Anwendung in der Gruppe und dem Unternehmen. Aus meiner Erfahrung heraus lässt sich so etwas aber nur mit einem starken Management erreichen, welches Konsequent hinter der Umsetzung steht.

Fülllbild – Prozessmanagement

Mit den Schritten:

  • Vorgabe
  • Initiales Training
  • Gutes Coaching
  • Flexibles Framework und
  • Wille zur Veränderung und Anpassung

lässt sich vielfach mehr erreichen, als mit dem Einsatz teurer Lösungen.

Zurück nun zu der Anfrage nach einem workflowgestützten System.

Mehrfach hab ich es schon erlebt, dass die Anforderung nach einem Workflow-Management-System immer lauter wurde, um, so O-Ton, “ die immer vielfältiger werdenden Aufgaben überhaupt noch sinnvoll abarbeiten zu können“.

In all diesen Unternehmen war MS-Outlook die gesetzte Email Lösung. Komischerweise wurden hierüber Meetings geplant und der Emailverkehr abgewickelt. Die Aufgabenverwaltung wurde kaum genutzt.

Eine aufwendige Business Analyse in der vehement nach neuen Lösungen geschrien wurde, hat schnell gezeigt, dass ein vernünftiger Einsatz von Bordwerkzeugen mehr als ausreichend gewesen wäre.

Mein Artikel soll einfach als Anregung dienen, auch das Vorhandene  mit in Betracht zu ziehen und nicht Immer nur nach dem Neuen zu schreien. Vielleicht hilft der 5 stufige Plan, vorhandene Misstände schnell und kommunikativ aufzulösen und das Unternehmen langsam in die nicht triviale Welt des Business-Prozess-Managements zu überführen. Natürlich wird man das in letzter Konsequenz mit MS-Outlook nicht so umsetzen können. Die Business-Analyse zeigt aber auch, dass durch kleine Veränderung manchmal sehr viel bewegt werden kann.

Ergänzend hierzu sollte man sich auch einmal mit dem Thema Knowledge-Management/ Wissensmanagement auseinandersetzen. Ich werde bei Gelegenheit auf dieses Thema zurückkommen.

 

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