Softwareeinführung – 1 – Prozessstart – Ressourcen

  • Sponsor für das Projekt gewinnen
  • Externen Berater, als Projektleiter oder Sparringspartner, frühzeitig einschalten
  • Internen Projektleiter festlegen

>>> Artikel vom 21. März 2013, ergänzt am 28. August 2013 <<<

In den folgenden Beiträgen möchte ich Dir einige Anregungen geben, wie Du den Prozess für die Einführung einer neuen Softwarelösung gestalten kannst.

Sponsor

Ich denke einer der wichtigsten Punkte wird die Gewinnung eines Sponsors sein, der innerhalb Deiner Organisation das Projekt unterstützt, vorantreibt und aktiv verteidigt. Im besten Fall sollte das – natürlich abhängig von der Organisation – jemand aus der obersten Führungsebene sein. Eine Softwareeinführung ohne genügend Power ‚geht meist in die Hose‘.

Da ich selbst sowohl im öffentlich-rechtlichen, im Konzernumfeld und in einem Start-Up tätig war, kenne ich natürlich die Problematik der internen Firmenpolitik nur zu gut. In diesem Fall könnte es sinnvoll sein, den möglichen Sponsor erst dann für sich zu gewinnen, wenn das Projekt schon mehr Substanz vorweisen kann.

Dies wäre nur insofern Schade, weil ich an dieser Stelle den geeigneten Zeitpunkt für die Einschaltung eines Beraters wie JoDeCon sehe.

Externer Berater für Software-Evaluierung – z.B. JoDeCon

Warum sollte man schon im Vorfeld der Einführung einer neuen Software einen Berater einschalten?

Dagegen sprechen natürlich immer die Kosten, die schon entstehen, wenn man sich noch gar nicht entschieden hat und eigentlich noch in der Findungsphase ist. Somit auf den ersten Blick erst mal rausgeschmissenes Geld. im übrigen können wir das alles Besser, schneller und überhaupt…

Kann man so sehen, muss man aber nicht. Ich denke die wesentliche Vorteile sind folgende:

  • Das Projekt erhält einen gescheiten Rahmen und würde ansonsten eher vor sich hinplätschern.
  • Der Prozess läuft durch die natürliche Distanz strukturierter und damit effizienter ab.
  • Externes Know-how bei der Evaluierung solcher Softwarelösungen fließt in den Prozess mit ein und erlaubt es auch mal über den eigenen Tellerrand zu schauen.

Die Beratung in dieser Phase kann in Abhängigkeit von den Kundenwünschen entweder in Form einer echten Projekt- oder Co-Projektleitung oder aber als Sparringspartner des internen Projektleiters erfolgen. D.h. auch , dass der Projekteinsatz innerhalb eines gesteckten Rahmens frei skalierbar ist.

Hier sind wir aber auch schon beim nächsten Punkt. Unabhängig, ob nun ein externer Berater mit ins Boot genommen werden soll oder nicht sollte auf jeden Fall ein interner Projektleiter für das gesamte Projekt oder auch nur die aktuelle Phase bestimmt werden.

Interner Projektleiter

Warum brauchst Du einen internen Projektleiter?

Es muss jemanden geben der aktiv das ‚Heft in die Hand‘ nimmt. Durch die klare Zuweisung sind die Verantwortlichkeiten geregelt und es können auch entsprechend die Ressourcen geplant werden. Externe Stellen haben einen Anlaufpunkt, so dass das Projekt strukturiert ablaufen kann. Je früher dies geregelt ist, umso besser.

Wann sollte ein Projektmanagement aufgesetzt werden?

Genau das ist der Punkt. Ich habe es vielfach erlebt, dass das Projektmanagement auf Kundenseite erst sehr spät und dann meist auch nur halbherzig aufgesetzt wurde. Ich kann nur raten, dies von Anfang an zu machen. Langfristig gesehen wird dies ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Projekt.

An dieser Stelle noch ein Literaturtipp: IT-Projektmanagement – Was wirklich funktioniert – und was nicht. Das Buch gibt Dir mit seinen knapp 200 Seiten einen schnellen Überblick, ohne dass Du Dir einen Bruch hebst. Geschrieben von einem Praktiker, wirst Du mit wenig theoretischem Balast in die Projektmanagement-Praxis eingeführt. Es deckt zwar nicht immer genau die von mir in den Folgebeiträgen angesprochenen Punkte ab, ist aber m.E. ideal für den Einstieg.

In den nächsten Artikeln möchte ich auf mögliche Schritte in der Evaluierungsphase eingehen. Starten werde ich mit der Analyse und der Formulierung der Anforderungen:

Softwareeinführung – 2 – Prozessstart – Anforderungen

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