Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 5 – Monatsreports (hard facts) – Analyse

Monatsbericht – unterjährige Finanzkennzahlen (hard facts) – Analyse

Fortsetzung des Beitrages:

In den vorangegangenen Beiträgen habe ich den Aufbau der Monatsreports (hard facts) für Plan- und Ist-Daten erläutert. Heute geht es um die Analyse dieser Daten.

Fristen

Ein typisches Szenario ist, dass am Anfang eines Geschäftsjahres dem Investor die Planwerte vorliegen. Spätestens jeweils 6 Wochen nach Monatsende sollten dann die Ist-Daten an die Investoren übermittelt werden.

Bei großen Deals verlangen die Investoren die Reports vielfach bereits bis zum 10. des Folgemonats. Da kleinere Unternehmen die Buchhaltung auf den Steuerberater verlagern, dauert die Erstellung der Berichtsdaten meist etwas länger. Ich persönlich, halte die 6 Wochen aber für viel zu lang. Eine Übermittlung des Berichts, spätestens bis zum Ultimo des Folgemonats, sollte durch die Unternehmen auf jeden Fall angestrebt werden.  Dauert es länger, dann sollten die Prozesse im Unternehmen schleunigst überprüft werden.

Was enthält die Analyse? 

Wenn ich von Analyse spreche, dann geht es hier immer noch um die Vorbereitung des Monatsberichts durch das Unternehmen an seine Investoren. Die Analyse des Reports durch den Investor selbst spielt sich einen Level höher ab und wird in einem eigenständigen Beitrag behandelt werden.

Natürlich könntest Du als Verantwortlicher für die Berichterstattung hingehen und die Ist-Zahlen weitestgehend kommentarlos an Deine Investoren verschicken.

In diesem Fall beraubst Du Dich aber selbst der Möglichkeit, den Prozess aktiv zu gestalten und durch das gezielte Aufgreifen von Sachverhalten das Geschehene zu kommentieren. Aktives Gestalten bedeutet, Vermeidung von Fehlinterpretationen auf Seiten der Investoren.

Hast Du auf die Fristenkongruenz geachtet, dann kannst Du aus den Ist-Daten die Daten für den Monatsbericht zusammenstellen. 

Zusammensetzung Monatsbericht

In der Spalte dahinter fügst Du dann die verabschiedeten Plandaten für den entsprechenden Monat ein. Hattest Du Dich für eine kumulierte Darstellung entschieden, dann kommst Du mit den Spalten Ist und Plan aus. Lieferst Du Monatswerte, dann empfiehlt sich neben den Monatswerten auch noch die kumulierten Ist- und Planwerte bis zum Ende des Berichtsmonats aufzunehmen. In diesem Fall hätten wir dann inklusive der Zeilenbeschriftung schon 5 Spalten. Ich würde die Werte in TEUR mit maximal einer Nachkommastelle anzeigen. 

Als ersten Schritt Deiner Analyse kannst Du jetzt die Abweichungen in absoluten Beträgen und in Prozent ermitteln. Danach solltest Du basierend auf den Istwerten und den Planwerten den Forecast für das laufende Geschäftsjahr berechnen.

Forecast

Ja, der Forecast, ist wieder so eine heikle Angelegenheit, da er recht verschieden angewandt wird. Wichtig ist daher klar zu definieren, welche Maßnahmen Du bei der Ermittlung des Forecast ergriffen hast. Zu unterscheiden ist zwischen dem Year End Forecast und dem rollierenden Forecast.

Year End Forecast

Der Year End Forecast fällt in das Feld des operativen Controlling. Ausgehend von dem laufenden Geschäftsjahr werden die Monatswerte aus der verabschiedeten Planung sukzessive durch die tatsächlichen Werte ersetzt. Die Kombination soll dann das tatsächlich zu erwartende Ergebnis für das Gesamtjahr darstellen. Meist ist diese Methode für Außenstehende  die einzig mögliche, da ihnen wichtige Detailinformationen fehlen.

Genau das ist aber auch der Grund, warum ich Dir empfehle, den Forecast selbst zu erstellen, denn Du verfügst als Verantwortlicher über die nötigen Informationen, die sich Deine Investoren mühsam beschaffen müssten. Machen sie sich nicht die Mühe und kombinieren ganz stur Ist- und Planwerte, dann arbeiten sie ggf. mit falschen Informationen, von denen Du gar nichts weist und die unter Umständen Auswirkungen auf Dein Rating haben können.

Handelte es sich z.B. bei der Umsatzabweichung lediglich um eine Verschiebung, welche aber bereits im Geschäftsjahr wieder eingeholt werden kann. In diesem Fall kannst Du die einfließenden Planwerte für das restliche Geschäftsjahr anpassen und mit einem entsprechenden Kommentar Dein Vorgehen untermauern. Der Year End Forecast ist ein geeignetes Instrument, um frühzeitig die Entwicklung des laufenden Geschäftsjahres zu prognostizieren.

Rollierender Forecast

Im Gegensatz zum Year End Forecast ist der rollierende Forecast ein Mittel des strategischen Controllings. Er bezieht nicht nur das laufende Geschäftsjahr mit ein, sondern soll die Auswirkungen der aktuellen Entwicklung auf die Gesamtplanung des Unternehmens berücksichtigen. Konnte das Unternehmen z.B. einen langfristigen Vertrag mit einem Kunden schließen, welcher bisher nicht in der Planung berücksichtigt war, dann kann dies immense Auswirkungen auf den Umsatz, aber auch auf die anderen Ressourcen (Personal, Material etc.)  der nächsten Jahre haben. Berücksichtigt man dies bereits unterjährig unter Einbeziehung der Mehrjahresplanung, dann erhält man frühzeitig entsprechende Erkenntnisse über anstehende weitere Maßnahmen.

Vertieft wird die Anpassung spätestens mit der kompletten Überarbeitung der Planung. Ein rollierender Forecast soll nicht die Planung ersetzten. Er ist ein Prognose Instrument, welches zwischen Ist- und Plan angesiedelt ist, um so dem Prozess eine höhere Flexibilität zu geben. Der Forecast bezieht auch nur die wichtigsten Eckwerte mit ein und weist nicht den Detaillierungsgrad einer Planung auf.

Der rollierende Forecast wird bei Startup-Unternehmen nicht regelmäßig Gegenstand einer monatlichen Berichterstattung sein, sondern sehr gezielt, basierend auf herausragenden Ereignissen, eingesetzt werden.

Weitere Informationen

Hat man den Forecast erstellt, dann kann man die Abweichung in absoluten Beträgen und in Prozent zum Ist und zum Plan ermitteln. 

Das Muster der Analyse könnte wie folgt aussehen:

Muster: Analyse Monatsbericht

Verbal kannst Du nun entsprechend Deine Erläuterungen anhängen. Im letzten Teil des Berichts mit der Überschrift „Geschäftsjahr“ tritt an die Stelle der Istdaten, der Forecast, welcher mit den Planwerten verglichen wird. 

Mit dem 5. Teil der Beitragsreihe „Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren“ möchte ich die Sicht aus Unternehmensperspektive abschließen. Ich habe die Idee für einen Beitrag, der sich mit eingehenden Monatsreports bei den Investoren beschäftigen soll. Ein Termin für die Veröffentlichung steht noch nicht fest.

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