Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 4 – Monatsreports (hard facts) – Istdaten

Monatsbericht – unterjährige Finanzkennzahlen (hard facts) – Istdaten

Fortsetzung des Beitrages:

In den vorangegangenen Beiträgen bin ich schon bis zum Plan vorgedrungen. Zeit also sich mal die Welt der Ist-Daten anzuschauen. Die bittere Wahrheit kommt jetzt ungeschönt auf den Tisch. Die nachfolgende Grafik kennst Du schon aus den anderen Teilen des Beitrags.

Zusammensetzung Monatsbericht

Am Ende soll der Monatsbericht stehen, den Du an Deine Investoren verschicken möchtest. Heute gehen wir Stück für Stück durch die Quellberichte und versuchen, wie wir die Daten in einen optimalen Bericht packen können. Ich gehe in meinen Ausführungen davon aus, dass die Kontierung beim Steuerberater erfolgt und die Auswertung über die Datev erfolgt. Natürlich kannst Du auch selber buchen. Es gibt eine Unzahl von System am Markt. Ich hatte ganz am Anfang mal einen Beitrag zu Buchhaltungssystemen in den Blog gestellt. Ich führe hier aber professionelle Systeme für Finanzdienstleister auf. Für Startup-Unternehmen und Gründer gibt es bekannte Lösungen von Sage, Lexware, fibunet, syska und und und.

Solange Deine buchhalterischen Künste der späteren Betriebsprüfung durch das Finanzamt stand halten, null Problemo. Es ist auch gut, wenn der Betriebsprüfer was findet, er braucht seine Spielwiese und ein Erfolgserlebnis, ansonsten wird er nachher noch ungehalten und das willst Du ja nicht. Sollten Deine buchhalterischen Künste allerdings für das Unternehmen existenzbedrohend werden, dann war es ein Schuss in den Ofen und Du wärst vielleicht doch besser zu einem Steuerberater Deines Vertrauens gegangen.

Weiter mit den möglichen Quellberichten.    

BWA

BWA steht für Betriebswirtschaftliche Auswertung. Ich würde sagen, in geschätzten 90% aller Fälle in Deutschland wird die BWA im Rechenzentrum der Datev erstellt. Die Gliederung ist abhängig von dem gewählten Kontenrahmen. Für die Analyse stehen mehrere Templates zur Verfügung, die z.B. die Monatswerte in Relation zu denen im laufenden Jahr oder des Vorjahres stellen. Die BWA ist meist recht übersichtlich und wird von den Lesern in aller Regel auch recht gut verstanden. Unabhängig davon, ob Du Deine Investoren monatlich oder in anderen Zeitabständen mit einem Bericht beglücken möchtest, die monatliche BWA ist für mich ein muss. Controlling sollte man nicht im Blindflug machen.

SuSa

Susa ist die Kurzform für Summen- und Saldenliste. Das ungeliebte Kind unter den Auswertungen. Gerne verlangt, aber selten verstanden. Wird sie nicht verlangt und dennoch geschickt, dann ist beim Empfänger oft Holland in Not. Die SuSa, ergänzt durch die Debitoren- un Kreditorenliste, gibt Dir einen Überblick über alle Deine Konten. Diese werden Dir gruppiert nach Kontenklassen (Unterteilung abhängig vom gewählten Kontenrahmen)  präsentiert.

Die SuSa enthält folgende 9 Spalten:

  • Konto
  • Bezeichnung
  • Eröffnungsbilanz
    • Aktiva
    • Passiva
  • Periodenwert
    • Soll
    • Haben
  • Kumulierte Werte
    • Soll
    • Haben
  • Saldo

Die Werte eines Kontos werden Dir getrennt nach Aktiva oder Passiva, bzw. nach Soll und Haben, angezeigt. Warum bei dem einen Konto der Wert im Soll, bei dem anderen im Haben und manchmal auch auf beiden Seiten steht, dafür benötigst Du ein wenig Grundwissen in der Buchführung. Wichtig ist auch noch den Unterschied zwischen Bestands- und Bewegungskonto zu kennen. Dies gepaart mit dem Grundverständnis über den Aufbau von Bilanz und GuV-Rechnung ist die Basis für eine langjährige glückliche Ehe mit der SuSa.

Kennst Du Dich noch nicht so mit der Buchhaltung aus, sollst aber mit den Unterlagen arbeiten, dann wäre dringend angeraten, zumindest einen Grundkurs in Buchhaltung zu belegen.

Verstehst Du Positionen in der SuSa nicht, Sei ruhig penetrant bei Deinem Steuerberater und lass Dir die Auswertung erklären. Du sparst Dir und wahrscheinlich auch dem Steuerberater langfristig gesehen eine Menge Ärger. Der schlechte Ruf der SuSa liegt nicht an der Auswertung selbst, sondern häufig in der fehlenden Kenntnis, so dass die Unzufriedenheit über das eigenen Unverständnis auf die SuSa projeziert wird.

Ergänzend zur SuSa gibt es auch ein Kontenjournal. Das kann aber eine richtig dicke Kladde sein, da hier jedes Konto mit jeder Buchung enthalten ist. Möchte man Klarheit haben ist das Kontenjournal der beste Weg. Ich fordere das Journal im PDF immer dann zusätzlich an, wenn eine telefonische Klärung mit dem Steuerberater nicht möglich ist. 

Zwischenbilanz

Die Zwischenbilanz, ein teures Unterfangen. Ich bin nicht gegen die Zwischenbilanz, aber wenn es irgendwie möglich ist, dann vermeide ich eben gerne zusätzlich Kosten. Rede ich von Zwischenbilanz, dann reden wir eigentlich vom Zwischenabschluss, der neben der Bilanz immer auch eine GuV enthalten wird. Gibt es einen begründeten Anlass für Zwischenabschlüsse, dann brauchen wir hier nicht weiter zu diskutieren. Ansonsten hilft es vielleicht die Frequenz zu verändern. Wie wäre es mit einem halbjährlichen Turnus.

So ein Zwischenabschluss kann ganz schnell in die Tausende gehen. Kommt dann auch noch ein Testat dazu, dann wird es richtig unanständig. Hast Du Dich für eine unterjährige Abgrenzung entschlossen (s. Teil 3), dann werden Dir die SuSa und die BWA ein sehr gutes Ergebnis liefern. Letztendlich hängt es aber im wesentlichen auch von den Gesellschaftern und Investoren ab.     

Liquiditätsrechnung

Wie in dem Beitragsteil zur Planung schon gesagt, ich bin ein Fan der direkten Liquiditätsrechnung nach DRS-2. Der Unterschied zwischen  direkter und indirekter Methode ist in Wikipedia unter dem Stichwort Cashflow beschrieben.

Während es bei der indirekten Methode um eine Justierung des Ergebnisses geht, findet bei der direkten Methode eine Herleitung statt. Mir geht es in diesem Fall um die Qualität der Rechnung. Dies ist darin begründet, dass ich in meinem Leben schon soviel Nonsens in Liquiditätsrechnungen gesehen habe und dass gerade bei Unternehmen und Gründern, wo Liquidität ein so außerordentlich wichtiger Faktor ist. 

Personalstatistik

Nun die Personalstatistik ist reine Fleißarbeit. Über den Aufbau hatte ich mich in den anderen Beitragteilen schon ausgelassen.

Zusammenstellung

Hab ich all diese Quellberichte, dann verfüge ich über die Komponenten einen Monatsbericht zusammen zustellen. Es geht dann mehr oder weniger noch um die Formatierung. Manchmal reden wir hier leider über das Mehr. Daher hatte ich eingangs der Beitragsreihe dringendst empfohlen, direkt von Anfang an eine klare Linie zu fahren, und wenn es irgenwie möglich ist die Investoren vom eigenen, dann aber hochwertigen Berichtsformat, zu überzeugen.

Quelldaten für den Monatsbericht

 

Steht das Ist-Format, dann kannst Du die aktuell gültigen Planzahlen gegenüberstellen. Hast Du auf inhaltliche und zeitliche Kongruenz geachtet, dann sollte das recht fix gehen. Mit einem informativen Anschreiben versehen, hältst Du Deine Investoren  Monat für Monat auf dem Laufenden.  

Ausblick

Die Analyse wird im nächsten Artikel besprochen. Ich freue mich, wenn Du bald wieder vorbei schaust. Du hast im übrigen auch die Möglichkeit Dir einen Feed einzurichten. Auf der rechten Seite unten gibt es den Button zur Erzeugung. Wie Du die Information verarbeitest, dafür musst Du in die Anleitung Deines RSS-Feed-Reeders schauen. 

Der Beitrag: „Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 5 – Monatsreports (hard facts) – Analyse“ ist für den 25. September 2013 geplant.

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