PMO – Projektmanagement Office

Was ist PMO und brauche ich das?

Diese Frage kann ich Dir ad hoc nicht beantworten und wird Dir dieser Beitrag auch nicht beantworten können. Ich kann Dich für einige Punkte sensibilisieren, die Du in Deine weiteren Überlegung einbeziehen kannst.

Kleine Unternehmen werden sich das PMO nicht leisten können. Daher wird das Thema vorrangig von großen bis maximal mittleren Organisationen besetzt werden. 

Starten wir mit der Definition einiger Begrifflichkeiten. Ich habe mir erlaubt die Definition frei aus meiner Sicht vorzunehmen.

  • PMO = Projektmanagement Office
  • Projekt = einzigartige, in Zeit und Ressourcen limitierte Maßnahme, deren verkettete einzelnen Aufgaben/ Tätigkeiten erfolgreich zu einem vordefinierten Ziel führen sollen.
  • Management = Planung, Organisation, Führung und Kontrolle.
  • Office = der eingedeutschte englische Begriff für Büro.

Setzen wir diese Begriffe zusammen, dann hätten wir ein Büro, welches ein Projekt leitet. Schön, dass könnte dann auch ein Raum sein, in dem ein Projektmanager ggf. unterstützt von Assistenten sitzt. Das klingt nicht gerade spannend. Gehen wir also noch einen Schritt weiter.

Wenn Du Dich in Deinem beruflichen Alltag umschaust, wirst Du sehen, dass es in einem Unternehmen nicht bei einem Projekt bleibt. Selbst in einem Fachbereich kann es gleichzeitig mehrere Projekte geben. Im gesamten Unternehmen werden es unzählige Projekte sein. Diese sind mal größer, mal kleiner, haben aber allesamt nicht nur Einfluss auf die Kapazitäten der Projektteams, sondern auch auf alle anderen Einheiten im Hause, da deren fachlicher Input dringend benötigt wird.

Wir haben also mehrere Projekte. Ist ein Projektmanager für mehrere Projekte verantwortlich, so spricht man vom Projektportfoliomanagement. Dies können Projekte sein, die in engem Zusammenhang zueinander stehen, sie können aber auch vollkommen unabhängig voneinander sein.

Realistisch betrachtet wird man parallel maximal 5 Projekte gleichzeitig leiten können. Hat man mehr als diese 5 Projekte, wird man einen weiteren Projektportfoliomanager benötigen. Diese werden vielfach durch Projektmanager auf Einzelprojektebene unterstützt. Ganz schnell hat man also eine Projekthierarchie. Inklusive der unterhalb des Projektmanagers angesetzten Funktionskräfte ergibt sich dann folgendes Bild.

 Hierarchie Projektportfoliomanagement

Bei der Konstellation von Projekt- und Projektportfoliomanagement spricht man vom Multiprojektmanagement. Die Komplexität des ganzen steigt mit jedem Projekt, welches neu hinzukommt.

Seit einigen Jahren taucht daher immer mehr der Begriff PMO auf. Du wirst in der Fachliteratur hierzu keine eindeutige Definition finden. In jedem Unternehmen wird PMO auch anders gelebt. Aus der beschriebenen Entwicklung, Projektmanagement, Projektportfoliomanagement und der großen Zahl von Projektmanagern und Multiprojektmanagern, ist das PMO für mich nichts anderes, wie die Schaffung einer Stabsstelle oder –abteilung außerhalb der Projektlinie. 

Das PMO sehe ich als Bindeglied zwischen den verschiedenen Projekten eines Unternehmens. Es ist so etwas, wie die Leitstelle im Bahnverkehr, wo alle Informationen des Hauses zusammenlaufen. Durch diese Wissensanhäufung wird das PMO gleichzeitig zum Knowledge-Center für das Projektgeschäft im Hause. Dadurch kann es analysieren, bewerten und entsprechend Vorschläge für effizientere Abläufe und Methoden machen. 

Dies kann/ sollte hin zu einer hauseigenen Standardisierung aller Prozesse gehen, welche schließlich in einer Art Loseblattsammlung (bitte elektronisch) als Standardwerk im Hause Einzug hält. Nennen wir das Werk einfach mal Projektbibel. Schulungen mit modernsten Medien sind der Garant für eine schnelle Verbreitung des Standards. Diese werden unterstützt durch ein permanentes Controlling der Prozesse. Als Leitstelle können auf das PMO, abhängig natürlich von den Vorgaben, eine Reihe von hochwertigen Aufgaben, wie Optimierung der Ressourcen, Risikomanagement, Budgetplanung etc. zu kommen.

Der projektübergreifende Ansatz wird zwangsläufig auch Einfluss auf Abläufe im laufenden Geschäft des Unternehmens haben. Oft ist die größte Schwierigkeit, die Aufnahme der Anforderungen der Fachbereiche. Mars trifft Erde! Da kommen intergalaktische Ergebnisse raus. Daher muss auch schon hier durch die Bereitstellung geeigneter Instrumente, Verfahren und Schulungen übergreifend angesetzt werden. 

Spätestens jetzt sollte aber auch klar sein, dass das PMO Geld kostet und sicherlich keine kurzfristige Angelegenheit sein wird. Mit Sicherheit werden aus dem PMO weitere Projekte generiert werden, welche für den Ausbau der zentralen Leitstelle notwendig sein werden.

Inwiefern das PMO auch Kompetenzen innerhalb der Organisation haben soll ist umstritten. Aus Erfahrung weiß ich, dass wenn man etwas durchsetzen möchte ohne entsprechende Kompetenz nicht geht. Wie man das gestaltet, dass ist dann eben die Kunst und macht den Unterschied.

Für mich ist das PMO ein zentraler Bestandteil des Wissensmanagements eines Unternehmens. Die weitläufige Verzahnung und Dokumentation aller Prozesse eines Hauses ist für mich gelebtes Wissensmanagement, ohne das ein Unternehmen nicht mehr auskommen wird. Aus dem PMO werden sich in den nächsten Jahren weitere, globalere Ansätze ableiten, die noch stärker in Richtung Wissensmanagement und Unternehmensleitung gehen werden. BigData und neue Datenbanktechnologien sind hier die Schlüsselfaktoren. Mit einfachen relationalen Datenbanken wird man der Datenflut und den Verknüpfungen nicht mehr Herr werden.

Was ist PMO und brauche ich das? Dies war die Eingangsfrage. Was PMO ist, habe ich versucht mit meinen Worten und nach meinem Verständnis zu erklären. Meine Erläuterung weicht im Einzelfall von den Definitionen einzelner Standards ab. Ob Du ein PMO brauchst, kann ich Dir leider hier nicht beantworten. Es ist mit Sicherheit eine Frage von Unternehmensgröße, Budget und vor allem Vision

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