Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 1 – Allgemein

Heute befasse ich mich mit dem Berichtswesen von Startup-Unternehmen an ihre Investoren. Ich gehe dabei davon aus, dass das Unternehmen durch mindestens einen Venture-Capital-Fonds finanziert wird. 

Blickwinkel: Sicht des Portfoliounternehmens

Zunächst lege ich, wie zuvor schon in anderen Beiträgen geschehen, fest, auf welchem Level ich mich in der Finanzierungspyramide befinde und welchen Betrachtungswinkel ich im Beitrag einnehmen werde. Wie der Titel schon sagt, sind wir auf der Ebene des Unternehmens, welches Kapital einwirbt und mit Bereitstellung der Mittel berichtspflichtig wird. Hier gebe ich jetzt Tipps für den Aufbau des Berichtswesens mit dem Schwerpunkt Venture-Capital. 

Für mich fängt der Prozess: Berichtswesen,  mit dem ersten Austausch von Informationen zwischen VC-Gesellschaft und Kapital suchendem Unternehmen an. Da es leider keinen einheitlichen Berichtsstandard gibt, müssen sich die Partner auf eine gemeinsame Basis einigen. Sind mehrere Partner im Spiel, wird es schwieriger werden, einen Konsenz zu finden. Im Zweifelsfall darf das Unternehmen in Zukunft unterschiedliche Berichte an seine verschiedenen Kapitalgeber versenden. Je mehr Investoren hinzukommen, umso spaßiger wird’s dann halt. 

Je nach Typ des Investors (Business Angel, VC-Gesellschaft, Bank etc.), und der von ihm gelebten Berichtsphilosophie, fallen geforderte Frequenz und Inhalt des Reportings aus. Im Beitrag Crowdinvesting in der Beteiligungsfinanzierung habe ich eine Grafik eingebaut, welche die idealtypische Einbindung von Investortypen in den Unternehmensphasen zeigt. Ich kann einem Unternehmen nur empfehlen zu versuchen, einen einheitlichen hochwertigen Berichtsstandard gegenüber seinen Investoren durchzusetzen. Leider werden die Erfolgsaussichten eher gering sein.

In meinen Ausführungen spreche ich über das interbetriebliche Berichtswesen zwischen dem Unternehmen und Dritten. Es geht nicht, um die interne Berichterstattung. Interbetrieblich heißt also, die Auslieferungen von Berichten an Dritte. 

Hinweis: Ich hab vor fast 10 Jahren auch an einem Buchprojekt teilgenommen. Vielleicht findest Du darin noch interessante Informationen. Der Titel lautet: Berichtswesen für High-Tech-Unternehmen. Das Buch wird scheinbar noch gelesen.

Bei der interbetrieblichen Berichterstattung gibt es mehrere Unterscheidungskriterien. Anfangen würde ich in der Unterscheidung zwischen Pflicht und Kür. Die Pflicht ergibt sich zum einen aus den gesetzlichen Anforderungen, wie zum Beispiel der Aufstellung von Jahresabschlüssen. Diese gesetzliche Pflicht kann erweitert werden durch einzelvertragliche Pflichten aus z.B. Gesellschafts-, Beteiligungs- und Darlehensverträgen. Die Kür wären zusätzliche Berichte oder Berichtspassagen, welche nicht vereinbart wurden, dem Investor aber noch ergänzende Informationen liefern. Das hört sich zunächst mal gut an, stößt bei weitem aber nicht immer auf Gegenliebe beim Empfänger der Information.

Warum denn das? Nun, der Investor hat auch nur begrenzte Ressourcen. Bekommt er zusätzliche Informationen, so ist er gezwungen diese zu prüfen und zu bewerten. Außerplanmäßige Aktivitäten sollten daher nur in dringenden Ausnahmefällen ergriffen werden.

Unterhalb der Pflicht und Kür kann man eine Unterscheidung zwischen  harten und weichen Informationen (hard and soft facts) treffen. Die harten Informationen sind die betriebswirtschaftlichen Zahlen aus der Rechnungslegung. Die weichen Informationen sind zum Beispiel Informationen zu Entwicklungen, Tendenzen, Strategien und laufenden Akquisen. Diese lassen sich nur verbal beschreiben Angaben zur aktuellen und zur erwarteten Marktlage könnten solche weichen Informationen sein. Schaffe ich es die Informationen mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu kombinieren, dann kann ich den Aussagegehalt ggf. erhöhen. Ich denke hier an eine Übersicht über die 5 größten Kunden bei gleichzeitiger Ermittlung des prozentualen Umsatzes eines Kunden am Gesamtumsatz. 

Mit dieser Kennzahl dokumentiere ich Abhängigkeiten von einzelnen Kunden. Habe ich z.B. einen Kunden, mit dem ich einen Großteil meines Umsatzes mache, dann bin ich von diesem zu stark abhängig und sollte mir eine breitere Kundenbasis als Ziel setzen.

Bei jungen Technologieunternehmen, ist die Liquiditätsreichweite und der Stand bei der Kapitalakquise ein überlebenswichtiger Punkt. Ein schleppender Akquiseprozess bei rapide sinkender Liquiditätsreichweite bedeutet Alarmstufe rot.

Bei den harten Fakten komme ich nun zu den allseits bekannten Berichtsformen. Mir fallen auf Anhieb ein: Jahresabschluss, Bilanz, GuV, Kapitalflussrechnung, BWA, SuSa usw. Weiche Informationen sind enthalten im Lagebericht, teilweise im Anhang des Jahresabschlusses und in individuellen Zwischenberichten des Unternehmens an seine Investoren.

Mit den Berichtsformen ist der Inhalt nun schon grob vordefiniert. Eine weitere wichtige Unterscheidung ist die Berichtsfrequenz. Soll der Bericht ad hoc, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich erstellt werden?    

Mit diesen Unterscheidungskriterien kann ich eine Landkarte kreieren,  in der ich die fälligen Berichte eintrage. Es ist sicherlich auch sinnvoll weitere Berichte, oder nennen wir sie hier besser Meldungen, in die Landkarte einzubauen. Hat das Unternehmen die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung nicht auf den Steuerberater ausgelagert, sind in bestimmten zeitlichen Abständen Umsatzsteuervoranmeldungen, Meldungen zur Sozialversicherung, Meldungen zur Lohnsteuer, Meldung für die Berufsgenossenschaft fällig. In zunehmendem Masse sind diese nur noch auf dem elektronischen Wege übertragbar und haben somit großen Einfluss auf effiziente betriebliche Abläufe. Diese so wichtigen effizienten Abläufe machen eine globale Sicht auf das Berichts- und Meldewesen erforderlich. Nur so lassen sich Abläufe steuern und optimieren. Warum mehrmals die gleichen Werte mühsam ermitteln?  

Du solltest auch nicht die AWV, welche jüngst überarbeitet wurde außer acht lassen, wenn Du mit ausländischen Unternehmen oder Personen aus dem Ausland in Geschäftskontakt stehst. In diesem Fall unterliegst Du unter Umständen der gesetzlichen  Meldepflicht bei der Deutschen Bundesbank. Trifft es Dich ganz hart, dann darfst Du auch regelmäßig ans Statistische Landes- oder Bundesamt reporten.     

Übersicht über Berichtspflichten

Zusätzlich zu der Landkarte über die Berichtspflichten gibt es dann eine Definition zu den einzelnen Berichten.

Definition des einzelnen Berichts

Das Beispiel nutzt Excel. Eine Datenbank in Verbindung mit einem Eventkalender wäre sicherlich auch eine pfiffige Lösung. Hier könnte man einen Workflow installieren, so dass der Berichtsprozess geregelt ablaufen kann. Ich nutze für solche Lösungen MS Access mit VBA. Wichtig ist auch die Informationen über die Zuständigkeit für die Erstellung und Abgabe der Berichte. Eine Verlinkung auf Dokumente, welche die Grundlage für die Berichts- oder Meldepflicht sind, ist später sehr hilfreich bei der Lösungen von Detailfragen. Solche Dokumente können sich schnell mal ändern, eine Versionierung wird daher dringend empfohlen. Je mehr dieses Berichts- und Meldewesen in eine unternehmensweit genutzte Lösung integriert werden kann, um so besser. Insellösungen sind zwar meist flexibler, aber langfristig hinsichtlich Effizienz und Wartbarkeit zu aufwendig. 

Jetzt sind wir eigentlich schon bei den möglichen Inhalten des Berichts bzw. der Meldung. Auf die „amtlichen Vordrucke“ von Sozialversicherung, Finanzamt, Bundesbank etc. möchte ich hier nicht näher eingehen. Auch der Aufbau des Jahresabschlusses ist weniger interessant. 

Ich möchte mich auf die Bestandteile des unterjährigen Berichts der Finanzkennzahlen (hard facts), welche in der Regel monatlich oder quartalsweise erfolgt, und die strategischen Berichte (soft facts), die entweder quartalsweise, halbjährlich oder jährlich erfolgen, konzentrieren.

In den folgenden Ausführungen nehme ich an, über die Finanzkennzahlen wird monatlich und über die „Soft-Facts“ halbjährlich berichtet. Da ich die Frequenz der Berichte nunmehr festgelegt habe, mache ich es mir mit der Benennung einfacher und spreche jetzt von Monats- und Halbjahresberichten. Starten möchte ich mit dem Monatsbericht.

Was könnte Bestandteil des Monatsberichts sein? 

Mehr hierzu in Teil 2: 
Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 2 – Monatsreports (hard facts) – vorraussichtlich erhältlich ab Montag, den 26. August 2013

 

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